Preparação de documentos para auditoria

Preparação começa pelo índice

Organizar documentos para uma auditoria significa permitir que o auditor encontre a evidência solicitada e reconheça sua versão, origem e abrangência. Um grande volume de arquivos sem índice pode esconder lacunas e consumir o tempo reservado à avaliação.

Estruture o acervo conforme o escopo: unidade, processo, período e critério. Para cada grupo, identifique o responsável e a localização dos registros. Documentos compartilhados entre áreas devem ter uma referência principal para evitar cópias divergentes.

Teste uma trilha completa

Considere uma ação corretiva hipotética encerrada no sistema. A trilha pode incluir a constatação inicial, análise, plano, registro de execução e verificação de eficácia. Se o arquivo final não permite reencontrar a constatação, a rastreabilidade está incompleta.

Use nomes e identificadores estáveis, controle de acesso e indicação de revisão. Não altere registros históricos para fazê-los parecer atuais. Correções documentais precisam manter a integridade e permitir compreender o que foi corrigido.

Lacunas devem aparecer antes da reunião

Separe evidência inexistente de evidência ainda não localizada. Essa distinção orienta o tratamento: uma requer resolver a ausência; a outra, melhorar o acesso e confirmar a existência. Nenhuma delas deve ser escondida por uma declaração genérica de atendimento.

Também prepare as pessoas que conhecem o processo, sem ensaiar respostas artificiais. O objetivo é que expliquem o trabalho e indiquem registros reais. Dados pessoais ou informações restritas devem ser disponibilizados conforme a necessidade e as regras de acesso, mantendo a auditabilidade sem exposição desnecessária.

Fontes para consulta

1. www.gov.br · nr-1

Continue a leitura

• Não conformidade e eficácia da ação
• Auditorias internas e de conformidade
• Integração e responsabilidades em SMS