Não conformidade e eficácia da ação

Corrigir o fato e evitar a repetição

Uma não conformidade é uma diferença demonstrável entre um critério aplicável e a situação observada. Seu tratamento começa por descrever o fato com precisão. Um enunciado como “melhorar controles” não identifica a falha nem permite verificar seu encerramento.

A correção trata a situação encontrada; a ação corretiva busca atuar nas causas para evitar recorrência. Esses trabalhos podem ocorrer em momentos diferentes. Resolver um documento faltante, por exemplo, não explica por que o fluxo deixou de produzi-lo.

Construir um plano verificável

Num exemplo hipotético, uma revisão de procedimento não chegou a parte da equipe. O plano pode incluir disponibilizar a versão correta, investigar o mecanismo de distribuição e ajustar o controle. Para cada ação, registre responsável, prazo e evidência de execução.

A causa não deve ser presumida como “falta de atenção” sem examinar o processo. Acesso, instruções conflitantes, ferramentas e definição de responsabilidades podem contribuir para a ocorrência. A análise precisa ser proporcional à relevância e à recorrência do problema.

Eficácia exige um critério anterior

Defina o que demonstrará que a solução funcionou e em que momento isso poderá ser observado. No exemplo, verificar a distribuição da próxima revisão e entrevistar uma amostra dos usuários produz informação diferente de apenas confirmar que um e-mail foi enviado.

Se o critério não for atendido, reabra a análise ou ajuste a ação. Encerramento administrativo e eficácia são estados distintos. O registro final deve mostrar a evidência examinada, o resultado e quem realizou a verificação, preservando eventuais limitações da amostra.

Fontes para consulta

1. www.gov.br · nr-1

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