Matriz de requisitos e evidências SMS

Uma lista de normas não é uma matriz operacional

A matriz de requisitos conecta uma obrigação à atividade que a torna aplicável, à pessoa responsável e à evidência de atendimento. Copiar títulos de leis produz um inventário de referências, mas não mostra o que a organização precisa fazer.

O primeiro filtro é a aplicabilidade. Considere atividade, localização, instalações, vínculos de trabalho e condições específicas. Registre por que um requisito foi incluído ou excluído. Uma exclusão sem justificativa dificulta a revisão quando a operação muda.

Da referência à evidência

Uma linha útil contém referência e versão, trecho pertinente, justificativa de aplicabilidade, ação necessária, responsável, periodicidade quando prevista e localização da evidência. O campo de situação deve distinguir atendimento demonstrado, lacuna identificada e análise ainda pendente.

Num exemplo hipotético de capacitação, anexar um certificado não encerra toda a análise. É necessário verificar quais pessoas e atividades estão abrangidas, qual requisito foi utilizado e se o registro corresponde ao treinamento exigido. O documento precisa responder à obrigação específica.

Revisão orientada por mudanças

Alterações legais, novos equipamentos, atividades contratadas ou mudanças de processo podem exigir revisão. A data da última consulta deve acompanhar a fonte, sem ser confundida com a data de cumprimento da obrigação.

Evite marcar toda a matriz como conforme com base em uma revisão documental única. Algumas evidências exigem observação em campo ou avaliação especializada. Quando houver dúvida jurídica ou técnica, registre a pergunta e o encaminhamento, mantendo a situação pendente até existir base suficiente para uma conclusão.

Fontes para consulta

1. www.gov.br · nr-1

Continue a leitura

• Auditorias internas e de conformidade
• Integração e responsabilidades em SMS
• Preparação de documentos para auditoria